会议纪要怎么写

会议纪要怎么写?纪要是记载会议的主要情况和议定事项时使用的公文文种。它是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理,以上传下达,统一认识,推动工作。
 
会议纪要怎么写
 
在行文关系上,纪要可采取转发(印发)或直接发出的形式,类似通知,发给下级机关贯彻执行;也可以报送给上级,类似会议情况报告,向上反映情况。
 
纪要按其内容和表达形式的不同,可分为“指示性纪要”与“通知性纪要”两种情况。
 
会议纪要结构与写法
 
纪要的结构与写法一般包括以下几个部分:
 
(一)标题
 
通知性纪要由于均有特定的版式,所以一般不再另有标题。只有指示性纪要,才会有显示会议名称或中心内容的标题,如《××省第八次政法工作会议纪要》《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》等,前两个显示的是会议名称,后一个显示的是中心内容。
 
(二)正文
 
一般分为三个部分:
 
1.前言部分
 
通知性纪要,由于大都有固定的排列格式(如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等),故比较简单。而指示性纪要的前言,就相对比较复杂一些。例如中共中央召集的《广东、福建两省座谈会纪要》,开头部分写了近600字,介绍了开会的时间、地点、召集人、参加会议的人员范围及人数;交代了会议的中心议题以及会议的指导思想;叙述了会议的主要活动及主要收获,并对会议作出总的评价。又如《××县蔬菜工作会议纪要》,开头部分用近200字表述了会议的自然情况:
 
20××年3月17日至21日,县人民政府在惠圆宾馆召开蔬菜工作会议,副县长刘流留主持会议并作了报告。会议总结了2010年蔬菜产销工作经验,表彰了在蔬菜生产上取得显著成效的11个先进产地,安排布置了20 ××年蔬菜工作任务。郊区各乡镇和渤海农工贸联合总公司等44个经销单位向人民政府递交了蔬菜上市任务的承诺书。根据市委、市政府农村工作会议精神,20××年蔬菜的产销要切实抓好以下七项工作:……(以下转入纪要的主体部分)
 
2.主体部分
 
有三种写法:
 
(1)按孤立的问题顺序,一个问题一个问题地去写。内容比较简单的通知性会议纪要多采用这种写法,即按问题顺序排列,逐个问题地说明会议研究了什么问题及对这个问题所作出的决定。如某工厂第16次厂长办公会议纪要,对所决定的问题和内容的写法是:
 
……(会议自然情况,省略)
 
一、听取了行政科关于为下夜班工人开设班车的汇报。会议同意行政科的意见,这是今年我厂改善职工生活的十件大事之一,必须积极做好。同意每次发车10辆,有关司机人员的调配由车队负责。
 
二、……
 
三、……
 
(2)综合起来归纳成几个问题来写。如座谈会、讨论会及内容复杂的大、中型工作会议的会议纪要多是采用这种写法,即把会议的中心议题所涉及的问题和意见,按内容分类加以归纳,然后分项来写。从结构安排上讲,这种写法属于并列式。如《××市整顿烟草市场工作会议纪要》,在主体部分写了八个问题:“一、进一步加大打假打私工作力度;二、加快企业发展的步伐,保证市场供应,防止供应断档;……八、加强领导,常抓不懈。”
 
(3)按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。一般包括:对过去工作的估价,对当前形势的分析,对未来工作总的要求以及为实现这个要求所采取的措施。如《××市乡镇企业工作会议纪要》,在主体内容上分作三个层次:第一层次写了五年来乡镇企业取得了很大成绩;第二层次,写乡镇企业到2012年的五年发展目标,论述了实现总产值超百亿的有利条件和困难因素;第三个层次写了实现上述奋斗目标的七条措施。
 
(三)结尾
 
会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号召。
 
会议纪要写作技巧与要领
 
(一)要把握纪要与相关文种之间的差异
 
纪要与决议、会议记录、会议简报、公报等,同属会议文件,都是会议的直接产品。但由于它们产生的方式和各自的作用不同,所以又有着一定的区别。大会决议是按照法定多数表决通过的,而纪要主要是由会议主持机关审定制发的;决议的内容要比纪要原则,而纪要要求详尽具体。会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一,经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况,所载内容只具有参考性,不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时,还具有指挥的权威性。会议公报的内容与纪要有类似之处,但公报是报道会议核心内容的,十分简要,是纪要的要点,另外会议公报仅用于党和国家的高层次会议。
 
(二)巧设布局,多彩多姿
 
除通知性的日常办公会议纪要,大都有较为固定的写作格式(通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成)外,对指示性会议纪要,不论是综合性的,还是专题性的,都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的纪要,由于内容涉及前前后后,方方面面,情况比较复杂,故在结构布局上,除自然情况外,内容多采用“三大块”的写作形式,包括对过去工作的回顾,对当前工作形势的分析,对今后工作的打算等,这是就整个篇章布局而言。至于具体到每一部分,特别是第三部分,可以是采用“梳辫子”的方法,归纳成几个问题并列说明,这是“横式”结构;也可以是一环套一环的层层递进,这是“纵式”布局。专题性或专业性的纪要,由于内容单一,故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”,即在开头讲完自然情况后,或相接、或独用一段文字,交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价;然后在内容上可并列写几个条段,每条之前标序号、提段旨,做到一目了然。“分条列项”的结构,体现“横向”布局,是把全篇纪要归纳成几个条条,既无独立的开头亦无独立的结尾,若干条条之间是并列关系。总之,不管采用什么结构,都必须体现出一种严密的逻辑关系,中间不可出现“空白”,也不能产生“跳跃”,更不能按照会议的顺序来写“纪要”,这样出来的不是“纪要”,而是“流水账”“会议日志”。
 
(三)明确宗旨,突出中心
 
一次工作会议,涉及的问题很多。在写纪要时,必须明确宗旨,即会议所集中解决的几个主要问题,形成纪要的中心,切不可面面俱到,既想“抱西瓜”又想“捡芝麻”,要肯于舍“芝麻”,抱“西瓜”。
 
还要注意的是,一次工作会议,在具体讨论中必然会产生几种不同意见,不能把这些意见都纳入纪要,而应根据会议的宗旨,分析综合各种意见,集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见;同时,也要注意吸收少数人的正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见,可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法,加以集中概括、简明扼要地反映出来;对有分歧的意见,除学术性的研究会纪要外,是不可写入“纪要”的。
 
(四)讲究用语,注意条理
 
要按照纪要的不同用途,恰当地使用不同的用语。上报的纪要,就应使用对上的语气,如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等;下发的纪要,则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
 
要注意条理化、理论化。这是纪要与记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来,而纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程,这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化,就是要对会议讨论的意见,分类归纳,层次清晰;所谓理论化,就是要对会议讨论的意见,尽力给予理论上的概括,提纲挈领,画龙点睛。当然条理化、理论化,并不是脱离会议实际,搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
 
(五)行文方式,单复结合
 
通知性的纪要,由于有固定的“中共 ××市委第 ××次常委会议纪要”“××省人民政府第××次常务会议纪要”等红色版式,所以它们大都是单体直接行文,且不加盖印章。
 
指示性的纪要,一般多是复体行文,即在上报或下发时,分别使用“报告”或“通知”做文件头,纪要作为附件随之运行。
 
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