内收文登记

内收文登记,是指将收来文件拆封后,在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程。文件管理部门收文后,由内收发人员对收文情况做详细记载,在收到文件的首页加盖“收文专用章”,填写收文顺序号,以便建立文件收进和运转处理的完整记录。这是保证文件处理正常进行的起点。
 
内收文登记
 
(一)登记的作用
 
1.便于管理与保护文件。对文件登记注册,使之有据可查,防止积压和丢失。
 
2.便于查找和检索文件。因为登记的项目中反映了文件的来源、内容和运转下落等情况,可以为以后的查找和检索文件提供方便。
 
3.便于统计和催办工作。统计包括文件数量统计、运转时间统计、处理中出现的问题统计等,这些从登记簿中都可得到依据。同时登记簿也是催办工作的依据。
 
4.便于核对与交接文件。因为文件进出都有签收手续,签收是交接的凭证,可查证责任。
 
(二)登记的范围
 
凡是重要的文件均应登记。如上级单位的领导、指导性文件;外单位联系工作、商办业务和需要复文的文件;下级单位请示工作的文件;其他重要文件、有参考作用的文件等。但一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以考虑不必登记。
 
(三)登记的形式
 
登记形式分为簿册式、卡片式、联单式和计算机式登记等。几种登记形式各具特点,各单位可根据职权范围、机构层次和收文数量酌情选用。
 
1.簿册式登记。易于保管,方便文件的交接与统计,所以较普遍被采用。但不便于修改,不便于分类检索,一般适用于小单位。
 
2.卡片式登记。可将登记好的卡片按文件管理的需要,按作者、内容等灵活分类排列,方便文件检索。可按一件或一组文件进行登记,简化登记手续。缺点是易丢失,要加强管理。
 
3.联单式登记。一般分为三联或三联以上。一次复制后,不必多次登记。第一联为单位文书管理人员保存;第二联随文件运转,随时记载办理、传阅的情况;第三联保存在单位档案室,作为检查归档文件是否齐全完整的依据,也可填写案卷号,作为文件与档案检索的工具。优点是可以代作送签的文簿,减少单位内部文件交接的登记手续。缺点是易磨损,不利于长期保存。
 
4.计算机式登记
 
使用计算机对收文进行登记与存储。可以一次输入,多次输出,便于利用。
 
(四)登记的方法
 
1.大流水编号登记法。即单位每年的收文只编一个序列,从年初到年末,按收到文件的先后顺序依次排列登记。
 
2.小流水编号登记法。即将单位每年的收文按来文单位性质、级别、来文内容、文件性质、收文承办部门等情况,分别立户进行分类登记。
 
每类编一个序列,文件收到后,在其所属类别的序列内顺次编号登记。这种编号法,每份文件的序号与不同类别位序相同的序号是相重的,必须在其序号前冠以标志不同类别的字头代号方可识别。如办1-1、财2-1。
 
3.口取纸分类登记法。即把收到的文件都登记在一个登记簿上,并进行分类,每一类的首页上贴上口取纸,在口取纸上标明文类。
 
(五)登记的要求
 
1.为查阅催办、整理归档奠定基础
 
收文登记是文件管理的起点,必须从文件管理系统的整体目标出发,为以后文件的分办、催办、传阅与日常管理创造必要的条件。因此,收文登记的项目应完备适用,作为文件交接的凭据,文件催办、查阅的索引,档案检索的工具。
 
文件登记项目包括:收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况和备注等。
 
2.减少文件登记的层次并简化手续
 
文件在办理过程中,需经过许多部门多次登记。几乎每经过一个部门乃至一个承办人,都要办理登记与签收手续。如收发文登记、传阅登记、承办登记、催办登记、印刷与用印登记等。因此,在收文登记时,应力求简要而完备,并精简登记的文件数量。
 
3.注意文件登记的准确与保密
 
认真登记,注意防止错漏。编号要准确,不要漏号、重号。要将平件与密件分别进行登记,以利于分别办理,保守国家机密。
 
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